Usługi zarządzania dokumentami

Kontroluj swoje dane

Informacje są przydatne tylko pod warunkiem, że mamy do nich bezpieczny dostęp wtedy, gdy ich potrzebujemy. Na tym polega elektroniczne zarządzanie dokumentami. Są to systemy i procesy służące do cyfrowej rejestracji, przechowywania, zarządzania, śledzenia i wyszukiwania dokumentów tak szybko i wydajnie, jak to możliwe.

Sama koncepcja nie jest nowa, bo systemy zarządzania dokumentami istnieją od wielu lat. Jednak biorąc pod uwagę oszałamiającą ilość informacji powstających każdego dnia (około 2,5 trylionów bajtów dziennie w 2020 r.*) oraz wymóg dostępu do informacji w hybrydowym środowisku pracy, tego rodzaju systemy są obecnie bardziej przydatne niż kiedykolwiek.

Każdego dnia firmy tworzą umowy, faktury, oferty i wiele innych dokumentów zarówno w formacie cyfrowym, jak i papierowym; wszystkie mają kluczowe znaczenie dla ich działalności. Jednak wiele spośród tych informacji trafia do osobistych systemów, szafek na akta lub wydziałowych „silosów danych”, przez co dostęp do nich może być utrudniony, a duża część ich potencjalnej wartości zostaje utracona.

*Badanie „2020 Data Never Sleeps 8.0” przeprowadzone przez Domo, Inc.

Skuteczne rozwiązania do zarządzania dokumentami pozwolą Ci:

rejestrować i porządkować dokumenty – informacje z dowolnego źródła, np. poczty e-mail, drukarek, kopiarek lub systemów biurowych mogą być cyfrowo rejestrowane, klasyfikowane i bezpiecznie przechowywane.
kontrolować dostęp i zwiększyć przejrzystość – można przyjąć odpowiednie zasady, by umożliwić dostęp do konkretnych informacji tylko określonym osobom i w określonym momencie.
usprawnić współpracę – każdy może udostępniać i przeglądać te same dokumenty, dzięki czemu zawsze dostępna jest najnowsza, najbardziej aktualna wersja.
utrzymać spójną infrastrukturę dokumentów – dzięki czemu informacje mogą być udostępniane innym systemom, takim jak ERP, CRM i aplikacje finansowe.
bezpieczniej zarządzać informacjami – dokumenty mogą być kontrolowane centralnie i chronione przed nieautoryzowanym dostępem.
zapewnić zgodność z przepisami – ścieżki audytu i narzędzia do podpisu cyfrowego ułatwiają przestrzeganie przepisów.

Finger-pressing-printer-panel product MX-C607F

Przekształcanie dokumentów w decyzje

W ramach portfolio usług firmy Sharp związanych z zarządzaniem dokumentami i drukowaniemnasze rozwiązania pomagają wszystkim w zespole poprawić wydajność poprzez usprawnienie powtarzalnych, wykonywanych ręcznie zadań. Umożliwiają rejestrowanie dokumentów i rozpoczęcie procesu, wysyłając je bezpośrednio i bezpiecznie do osoby, aplikacji lub funkcji biznesowej, która ich potrzebuje.

Nasze oprogramowanie do zarządzania dokumentamiw chmurze lub na Twoich własnych serwerach udostępnia również informacje o znaczeniu krytycznym dla firmy upoważnionym pracownikom w dowolnym momencie i miejscu z niemal każdego urządzenia, w tym z telefonu i tabletu.

Zwiększ produktywność i kontroluj koszty

Umożliwiając cyfrową rejestrację oraz bezpieczne przechowywanie i udostępnianie znacznie większej ilości informacji biznesowych, nasze rozwiązania do bezpiecznego zarządzania dokumentami i procesami mogą przełożyć się na:

wydajniejszą pracę – usprawniając procesy biznesowe, redukując błędy i umożliwiając szybki dostęp do dokumentów.
obniżenie kosztów – szybsze wykonywanie zadań, zmniejszenie ilości drukowanych dokumentów i minimalizacja przestrzeni archiwum dokumentów papierowych.
poprawę procesów kontroli i zgodność z przepisami – dzięki przejrzystej identyfikowalności i szybszemu wyszukiwaniu wszystkich istotnych dokumentów.
zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów – zapewnienie dostępu do informacji tylko upoważnionym pracownikom.
dostęp do nowych informacji i możliwości generowania przychodów – dzięki bardziej efektywnemu udostępnianiu i konsolidacji danych.
lepszą obsługę klienta – dzięki szybkiemu wyszukiwaniu odpowiednich informacji podczas obsługi zapytań.