Polityka prywatności

Stan na: Lipiec 2022 r.

  1. Wstęp

W Sharp Electronics (Europe) GmbH Oddział w Polsce Sp. z o.o. („my”, „nas”, “Sharp”), podchodzimy do Twojej prywatności poważnie.

W niniejszej polityce prywatności wyjaśniono, w jaki sposób firma Sharp gromadzi i wykorzystuje dane osobowe. Opisano w niej również Twoje prawa w odniesieniu do danych osobowych.

Jako odpowiedzialna organizacja wdrożyliśmy wiele środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia jak najpełniejszej ochrony przetwarzanych przez nas danych osobowych, aby spełnić wymogi rozporządzenia ogólnego o ochronie danych („RODO”) oraz krajowych przepisów dotyczących ochrony danych.

Firma Sharp przetwarza dane osobowe w różnych celach. Gromadzimy dane bezpośrednio od Ciebie, np. kiedy zlecasz nam świadczenie usług bezpośrednio na Twoją rzecz, ale możemy również pozyskać Twoje dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł (np. LinkedIn) lub przetwarzać Twoje dane w ramach świadczenia usług na rzecz Twojego pracodawcy (będącego naszym klientem).

Niniejsza polityka prywatności dotyczy wszystkich aspektów i scenariuszy przetwarzania danych osobowych przez firmę Sharp. Jej uzupełnieniem są bardziej szczegółowe informacje na temat ochrony prywatności przekazywane w stosownych przypadkach w momencie gromadzenia danych osobowych.

  1. Nazwa i adres administratora danych

Administratorem danych właściwym do celów RODO, innych przepisów o ochronie danych mających zastosowanie w państwach członkowskich Unii Europejskiej oraz pozostałych postanowień związanych z ochroną danych jest:

Sharp Electronics (Europe) GmbH Oddział w Polsce Sp. z o.o.

Telefon: + 48 (22) 545 81 00

Email: rodo.pl@sharp.eu (w sprawie informacji dotyczących ochrony danych)

Strona internetowa: https://www.sharp.pl

Drugim administratorem danych zawartych na stronie jest:

Sharp Electronics GmbH, Nagelsweg 33-35, 20097, Hamburg, Niemcy

Telefon: +49 (0)40 2376-0

E-mail: DSchott@intersoft-consulting.de

Uwaga: administratorem danych jest każda firma Sharp działająca w Europie, dlatego też należy zapoznać się z polityką prywatności w krajowej witrynie internetowej (np. sharp.co.uk, sharp.fr, sharp.de).

Jako administrator decydujemy o tym, w jaki sposób przechowujemy, wykorzystujemy i zabezpieczamy dane osobowe. Oznacza to również, że mamy obowiązek reagować na Twoje żądania dotyczące sposobu wykorzystania Twoich danych osobowych. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące sposobu przetwarzania Twoich danych osobowych, możesz skontaktować się z nami pod adresem:

Email: rodo.pl@sharp.eu

W razie pytań i sugestii dotyczących ochrony danych, w każdej chwili możesz skontaktować się bezpośrednio z naszym Inspektorem ochrony danych.

  1. Pełnomocnik ds. ochrony danych

Zgodnie z treścią art. 27 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), organizacje, które nie mają siedziby w Unii Europejskiej (UE), a podlegają przepisom RODO, mają obowiązek wyznaczenia pełnomocnika w UE.

Sharp Electronics (Europe) GmbH Oddział w Polsce Sp. z o.o. może podejmować działania związane z przetwarzaniem danych, do których zastosowanie mają brytyjskie przepisy o ochronie danych osobowych. Dlatego Sharp Electronics (Europe) GmbH Oddział w Polsce Sp. z o.o. wyznaczył zgodnie z brytyjskimi przepisami o ochronie danych przedstawiciela do reprezentowania firmy przy podejmowaniu działań, do których zastosowanie mają brytyjskie przepisy o ochronie danych, zgodnie z art. 13 i art. 14 tych przepisów. Wyznaczenie przedstawiciela nie stanowi potwierdzenia, że brytyjskie przepisy o ochronie danych osobowych mają zastosowanie do jakichkolwiek działań firmy związanych z przetwarzaniem danych.

Pełnomocnikiem ds. Ochrony Danych jest:

Sharp Electronics Europe Ltd., spółka zarejestrowana w Anglii i Walii z siedzibą pod adresem 4 Furzeground Way, Stockley Park, Uxbridge, UB11 1EZ

E-mail: DPOEurope.SEE@sharp.eu

  1. Dane osobowe

Niniejsza polityka prywatności dotyczy wszelkich danych osobowych przetwarzanych przez firmę Sharp. „Dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje dotyczące osoby, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie takich danych jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane dotyczące lokalizacji lub identyfikator internetowy. Dane osobowe odnoszą się również do jednego lub kilku szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość jednostki.

Obejmuje to również wrażliwe dane osobowe (szczególne kategorie danych, o których mowa w RODO), w tym:

    • Pochodzenie rasowe lub etniczne
    • Poglądy polityczne
    • Przekonania religijne lub światopoglądowe
    • Przynależność do związków zawodowych
    • Dane genetyczne
    • Dane biometryczne
    • Dane dotyczące zdrowia
    • Dane dotyczące seksualności lub orientacji seksualnej

Wrażliwe dane osobowe obejmują również dane dotyczące wyroków sądowych i przestępstw.

  1. Jakie dane są przetwarzane?

Gromadzimy Twoje dane osobowe, kiedy zakładasz u nas konto, kupujesz od nas produkty lub usługi, wypełniasz formularze, które Ci udostępniamy, zgłaszasz informacje na temat naszych produktów lub usług, kontaktujesz się z nami telefonicznie, mailowo lub bezpośrednio w dowolny inny sposób.

Poniżej zdefiniowano rodzaje przetwarzanych przez nas danych osobowych w zależności od okoliczności, w jakich dane osobowe są zbierane. Gromadzimy następujące rodzaje danych osobowych:

5.1. Odwiedzający naszą stronę internetową

Dane osobowe odwiedzających naszą stronę, które gromadzimy, dzielą się na dwie kategorie.

  • Informacje przekazane bezpośrednio przez Ciebie

Gromadzimy dane osobowe, które podajesz dobrowolnie za pośrednictwem naszej strony, na przykład podczas wypełniania formularzy online w celu nawiązania z nami kontaktu, subskrypcji biuletynu, korzystania z naszych stron internetowych, subskrybowania informacji marketingowych, udziału w ankietach lub rejestracji na wydarzenia, które organizujemy. Informacje, które zbieramy o Tobie, obejmują:

  • Imię i nazwisko
  • Nazwa stanowiska, poziom zaszeregowania lub funkcja, pełniona rola
  • Firma lub organizacja
  • Dane firmy
  • Dane kontaktowe, w tym podstawowy adres e-mail, inne adresy e-mail i numery telefonów
  • Informacje demograficzne, takie jak branża, kraj, kod pocztowy, preferencje i zainteresowania
  • Inne informacje pochodzące z ankiet dla klientów lub innych podobnych badań
  • Informacje istotne dla realizacji usług
  • Wszelkie inne dane osobowe, które dobrowolnie nam przekazujesz

Nie gromadzimy celowo danych wrażliwych, chyba że nam je przekażesz. Chociaż na stronie mogą znajdować się pola tekstowe, w których można wprowadzić dowolne informacje, nie zamierzamy przetwarzać poufnych informacji, dlatego nie należy podawać takich danych. Przekazując jakiekolwiek wrażliwe dane osobowe w ten sposób, potwierdzasz, że zgadzasz się na zbieranie i przetwarzanie tych poufnych informacji.

  • Informacje zbierane automatycznie

Kiedy odwiedzasz naszą witrynę, automatycznie pobieramy pewne dane osobowe z Twojego urządzenia, takie jak adres IP, typ urządzenia, unikalny numer identyfikacyjny urządzenia, typ przeglądarki, ogólna lokalizacja geograficzna (np. kraj lub miasto) i inne informacje techniczne . Możemy również zbierać informacje o tym, w jaki sposób Ty i Twoje urządzenie wchodziliście w interakcję z treściami na naszej stronie, np. informacje o klikniętych linkach czy dostępie do informacji. Zbieramy te informacje, aby lepiej zrozumieć odwiedzających naszą stronę i dowiedzieć się, jakie treści opublikowane na naszych stronach ich interesują. Informacje te mogą być następnie wykorzystywane do celów analitycznych. Szczegółowe informacje na temat tego, w jaki sposób firma Sharp wykorzystuje automatycznie gromadzone dane, w tym pliki cookie i inne podobne technologie śledzenia, zawiera nasza Polityka plików cookie.

Nasza strona korzysta również z wtyczek obsługujących media społecznościowe. Więcej informacji na temat ich wykorzystania można znaleźć w punkcie 4.6.

5.2 Klienci

Kiedy zlecasz nam świadczenie usług, zbieramy i wykorzystujemy dane osobowe, by realizować uzasadnione cele w kontekście świadczenia takich usług. W ramach takich usług Sharp może również przetwarzać dane osobowe osób, które nie są bezpośrednio naszymi klientami (np. pracowników, klientów lub dostawców naszych klientów).

Większość danych osobowych, które zbieramy i wykorzystujemy w celu świadczenia naszych usług to dane przekazywane przez naszych klientów dobrowolnie. Jeżeli takie dane dotyczą osób, które nie są bezpośrednimi klientami firmy Sharp, uzyskujemy od naszego klienta potwierdzenie, że jest on upoważniony do przekazania nam danych w celu zgodnego z prawem dalszego przetwarzania. 

 Przetwarzamy następujące rodzaje danych osobowych:

    • Informacje podstawowe, takie jak imię i nazwisko, firma, w której pracujesz, stanowisko i stosunek do danej osoby
    • Dane kontaktowe, takie jak adres pocztowy, adres e-mail i numery telefonów
    • Informacje finansowe, w tym wszelkie informacje ułatwiające dokonywanie płatności
    • Wszelkie inne dane osobowe dotyczące Ciebie lub innych stron trzecich, które przekazujesz nam w celu korzystania z naszych usług

 

5.3 Kontakty w naszych systemach CRM

Przetwarzamy dane osobowe dotyczące naszych kontaktów biznesowych (np. obecnych, byłych lub potencjalnych klientów, w tym wszelkich zatrudnionych przez nich osób i innych kontaktów biznesowych) w naszych systemach zarządzania relacjami z klientami (Client Relationship Management, CRM).

Systemy CRM ułatwiają prowadzenie działalności oraz działania marketingowe. Firma Sharp wykorzystuje informacje zapisane w takich systemach do udostępniania informacji o produktach Sharp, materiałów marketingowych, ankiet i zaproszeń na wydarzenia oraz do ogólnych celów związanych z zarządzaniem relacjami z klientami.

W naszych systemach CRM przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

    • Imię i nazwisko, stanowisko, adres, adres e-mail, numery telefonu i faksu
    • Nazwa pracodawcy lub organizacji, z którą dana osoba jest powiązana
    • Preferencje marketingowe
    • Odpowiedzi na zaproszenia i potwierdzenia uczestnictwa w wydarzeniach
    • Wszelkie inne informacje dobrowolnie podane w ramach współpracy

Nie gromadzimy celowo danych wrażliwych, chyba że udostępnisz nam takie dane (np. specjalne wymagania żywieniowe, na podstawie których można ustalić przekonania religijne lub alergie pokarmowe), uczestnicząc w organizowanych przez nas wydarzeniach. Gromadzenie takich danych podlega zasadom ochrony prywatności obowiązującym w odniesieniu do wydarzenia, w którym bierzesz udział.

5.4 Uczestnicy wydarzeń organizowanych przez firmę Sharp

Przetwarzamy dane osobowe uczestników wydarzeń organizowanych przez Sharp, w tym spotkań, konferencji, sesji szkoleniowych i webinariów. Zarządzając procesami rejestracji na wydarzenia, możemy korzystać z różnych aplikacji i platform internetowych. Prosimy o uważne zapoznanie się ze stosownymi oświadczeniami o ochronie prywatności, gdy podajesz swoje dane osobowe w celu uczestnictwa w wydarzeniu.

Przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych (w zakresie, w jakim dotyczą konkretnego zdarzenia):

  • Imię i nazwisko, wiek lub data urodzenia
  • Informacje o kliencie biznesowym (adres domowy, biura i firmy)
  • Numer karty kredytowej lub debetowej
  • Informacje o kliencie końcowym (adres domowy, biura i firmy)
  • Adres e-mail
  • Płeć
  • Adres domowy lub inny adres fizyczny
  • Nazwy pracodawców
  • Rola (stanowisko)
  • Numer paszportu
  • Numery telefonów i faksów

Nie gromadzimy celowo danych wrażliwych, chyba że udostępnisz nam takie dane (np. specjalne wymagania żywieniowe, na podstawie których można ustalić przekonania religijne lub alergie pokarmowe, albo inne dane dotyczące zdrowia niezbędne, by umożliwić udział w wydarzeniach organizowanych przez firmę Sharp).

Firma Sharp może robić zdjęcia i nagrania audio lub wideo w miejscach publicznych podczas organizowanych przez siebie imprez. Po wydarzeniu nagrania mogą być poddane montażowi przed publikacją lub dystrybucją w celach marketingowych.

5.5 Osoby korzystające z naszych platform i aplikacji

Zapewniamy użytkownikom zewnętrznym, w tym naszym klientom i ich użytkownikom końcowym dostęp do różnych zarządzanych przez nas aplikacji, takich jak nasz portal partnerski czy nasza usługa szkoleń online (Akademy). Wszelkie dane osobowe gromadzone za pośrednictwem tych aplikacji (np. imię i nazwisko, adres e-mail, data i godzina rejestracji) są przechwytywane w celu udostępnienia użytkownikom tej usługi, weryfikacji ich tożsamości i umożliwienia im bezpiecznego logowania do chronionej przestrzeni internetowej. Umożliwia także firmie Sharp zapewnienie dostępu lub odmowę dostępu z powodu niewłaściwego korzystania z usługi. Wszelkie aplikacje stron trzecich dostarczane przez firmę Sharp funkcjonują w oparciu o ich własne zasady ochrony prywatności. Prosimy o uważne zapoznanie się z ich treścią podczas korzystania z naszych platform i aplikacji.

5.6 Osoby, które odwiedzają nasze strony mediów społecznościowych i wchodzą w interakcję z naszymi narzędzniami w mediach społecznościowych

Strony meediów społecznościowych

Firma Sharp jest obecna na różnych platformach mediów społecznościowych na potrzeby rekrutacji, marketingu i rozwoju działalności. Korzystamy z mediów społecznościowych, aby reklamować możliwości rekrutacji w firmie Sharp oraz promować produkty, usługi i markę.

Należy pamiętać, że chociaż firma Sharp jest odpowiedzialna za treści, które publikuje za pośrednictwem platform mediów społecznościowych, nie ponosi odpowiedzialności za zarządzanie i administrowanie jakimikolwiek platformami mediów społecznościowych. Należy zawsze uważnie zapoznać się z informacjami dotyczącymi zastrzeżeń prawnych i ochrony prywatności publikowanymi na platformach mediów społecznościowych. Wszelkie pytania dotyczące sposobu, w jaki dana platforma mediów społecznościowych wykorzystuje dane osobowe należy kierować bezpośrednio do dostawcy tej platformy.

W pewnych okolicznościach Sharp może otrzymywać zagregowane dane od tych dostawców platform mediów społecznościowych, np. dotyczące liczby „polubień” w odpowiedzi na treści i posty publikowane przez firmę Sharp, liczby odwiedzających, którzy wchodzą w interakcje z naszymi postami lub informacje o klikniętych linkach i pobranych treściach.

Wtyczki mediów społecznościowych

Na naszej stronie znajdują się również wtyczki mediów społecznościowych, m.in. określony przycisk, które umożliwia witrynie nawiązanie bezpośredniego połączenia z odpowiednim serwerem platformy mediów społecznościowych. W wyniku takiego bezpośredniego połączenia dostawca mediów społecznościowych zostanie poinformowany o tym, z której strony w naszej witrynie pochodzi takie połączenie. Jeśli chcesz temu zapobiec, sprawdź ustawienia na swoich kontach w mediach społecznościowych przed odwiedzeniem naszej strony internetowej, ponieważ firma Sharp nie ma wpływu na sposób gromadzenia danych za pomocą wtyczek mediów społecznościowych.

Nasza strona korzysta z następujących wtyczek i widżetów:

  • Twitter

 Funkcje serwisu Twitter zostały zintegrowane z naszą stroną. Gdy korzystasz z Twittera i funkcji „retweet”, odwiedzane strony internetowe są połączone z Twoim kontem na Twitterze i udostępniane innym użytkownikom. Jeśli nie jesteś jeszcze zalogowany na swoje konto na Twitterze, kliknięcie przycisku Twitter spowoduje wyświetlenie strony logowania do Twittera, na której możesz wprowadzić swoje dane logowania. W ten sposób dane zostaną również przesłane do Twittera. Zwracamy uwagę, że nie znamy treści przesyłanych danych ani sposobu ich wykorzystania przez Twitter. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z Polityką prywatności Twittera.

  • YouTube

Nasza strona korzysta z wtyczek serwisu YouTube, który jest obsługiwany przez Google. Jeśli odwiedzasz jedną z naszych stron z wtyczką YouTube, następuje połączenie z serwerami YouTube. W tym miejscu serwer YouTube jest informowany o odwiedzonych stronach.

Jeśli jesteś zalogowany na swoim koncie YouTube, YouTube umożliwia powiązanie zachowań związanych z przeglądaniem bezpośrednio z Twoim osobistym profilem. Możesz temu zapobiec, wylogowując się z konta YouTube. Jeśli nie jesteś jeszcze zalogowany, kliknięcie przycisku YouTube spowoduje wyświetlenie strony logowania YouTube, na której możesz wprowadzić swoje dane logowania.

 Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z  Polityką prywatności Google .

  • Kampanie na LinkedIn

Sharp korzysta z LinkedIn Lead Gen Forms w zakresie treści sponsorowanych przez firmę Sharp i LinkedIn InMail na potrzeby rekrutacji, rozwoju działalności i kampanii marketingowych. Kiedy członkowie LinkedIn klikają na reklamę Sharp, widzą formularz, który jest wstępnie wypełniony informacjami z ich profilu LinkedIn, takimi jak imię i nazwisko, dane kontaktowe, nazwa firmy, staż pracy, stanowisko i lokalizacja. Gdy członek LinkedIn prześle formularz kontaktowy, zostanie połączony z Sharp. Kliknij tutaj, aby zapoznać się z Polityką prywatności LinkedIn.

  • Google Maps

Nasza strona korzysta z usługi Google Maps za pośrednictwem interfejsu programowania aplikacji (API).

Aby móc korzystać z Map Google, konieczne jest przekazanie swojego adresu IP. Informacje te są zazwyczaj przekazywane do serwera Google w Stanach Zjednoczonych i tam przechowywane. Nie mamy wpływu na ten transfer danych. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z  Polityką prywatności Google .

5.7 Osoby, które kontaktują się z firmą Sharp pocztą elektroniczną

Firma Sharp korzysta z różnych narzędzi w celu zapewnienia bezpieczeństwa naszej infrastruktury IT, w tym z urządzeń do obsługi poczty elektronicznej. Przykładami takich narzędzi są:

  • Systemy skanujące wiadomości e-mail przychodzące do odbiorców Sharp pod kątem podejrzanych załączników i adresów URL w celu zapobiegania atakom złośliwego oprogramowania
  • Narzędzia umożliwiające wykrywanie zagrożeń w punkcie końcowym w celu wykrywania złośliwych ataków
  • Narzędzia blokujące określone treści lub strony internetowe

Jeśli kontaktujesz się z firmą Sharp za pośrednictwem poczty elektronicznej, Twoje wiadomości e-mail zostaną przeskanowane przez narzędzia, z których firma Sharp korzysta w celu utrzymania bezpieczeństwa infrastruktury informatycznej. W związku z tym treść może zostać odczytana przez upoważnionych pracowników firmy Sharp niebędących odbiorcami wiadomości.

5.8 Kandydaci w procesach rekrutacji

Przetwarzamy dane osobowe w celach rekrutacyjnych, aby ułatwić administrowanie ofertami pracy oraz w celu dopasowania Twoich umiejętności, doświadczenia i wykształcenia do konkretnych stanowisk oferowanych przez firmę Sharp. Wszelkie dane dotyczące kandydata mogą być zbierane bezpośrednio od kandydata lub od osób trzecich.

Gromadzimy następujące rodzaje danych osobowych:

  • CV/życiorysy
  • dokumenty tożsamości
  • informacje o wykształceniu
  • historie zatrudnienia
  • informacje o zatrudnieniu i referencje.

Informacje te są przekazywane właściwym kierownikom ds. rekrutacji i osobom zaangażowanym w proces rekrutacji, którzy decydują o tym, którzy kandydaci zostaną zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną. Firma Sharp zbiera dodatkowe informacje dotyczące kandydatów zaproszonych na rozmowę kwalifikacyjną (lub równoważną). Informacje te obejmują notatki z rozmów kwalifikacyjnych, wyniki oceny, informacje zwrotne i szczegóły oferty.

W ramach naszego procesu rekrutacyjnego możemy również zbierać dane należące do kategorii specjalnej, jeśli jesteśmy do tego zobowiązani na mocy przepisów prawa pracy. Informacje te są istotne dla przyszłego środowiska pracy w firmie Sharp lub świadczeń pracowniczych. Gromadzimy takie dane za wyraźną zgodą danej osoby, jeśli gromadzenie ich jest dozwolone na mocy odpowiednich przepisów prawa.

Nasze narzędzia rekrutacyjne i strony internetowe zawierają informacje dotyczące ochrony prywatności. Wyjaśniają one dlaczego i w jaki sposób dane osobowe są gromadzone i przetwarzane przez te aplikacje. Zachęcamy osoby korzystające z naszych narzędzi rekrutacyjnych i witryn internetowych do zapoznania się z informacjami o ochronie prywatności dostępnymi w tych narzędziach i witrynach internetowych.

5.9 Dostawcy

Przetwarzamy dane osobowe naszych dostawców (w tym podwykonawców i osób powiązanych z naszymi dostawcami) w celu zarządzania naszą współpracą i umową oraz w celu korzystania z usług świadczonych przez naszych dostawców.

Przetwarzane przez nas dane osobowe ograniczają się zasadniczo do danych kontaktowych (imię i nazwisko, nazwa pracodawcy, numer telefonu, e-mail i inne dane kontaktowe) oraz informacji finansowych, w tym informacji związanych z płatnościami.

5.10 Odwiedzający biura Sharp

Kiedy odwiedzasz biuro Sharp, przetwarzamy Twoje dane osobowe, aby zapewnić Ci dostęp do określonych udogodnień (np. dostęp do naszych budynków i sal konferencyjnych lub do sieci Wi-Fi), kontrolować dostęp do naszych budynków oraz chronić nasze biura, personel, towary i informacje poufne (np. za pomocą systemów monitoring wizyjnego).

Gromadzone przez nas dane osobowe zasadniczo ograniczają się do imienia i nazwiska, danych kontaktowych, lokalizacji oraz daty i godziny wejścia i wyjścia z naszego biura.

  • Ewidencja gości i identyfikatory dostępu
     

Od odwiedzających nasze biura wymagamy, aby rejestrowali się w recepcji. Ewidencję gości przechowujemy przez krótki okres czasu. Odwiedzający nasze biura otrzymują tymczasową kartę, aby uzyskać dostęp do naszych biur. Nasze rejestry odwiedzających są wykorzystywane do weryfikacji, czy identyfikatory dostępu zostały zwrócone, do zbadania incydentów związanych z bezpieczeństwem oraz w sytuacjach awaryjnych (na przykład w przypadku konieczności ewakuacji biura).

  • Wi-Fi

Monitorujemy i rejestrujemy ruch w naszych sieciach Wi-Fi. Pozwala nam to na dostęp do ograniczonych informacji o zachowaniu użytkownika w sieci, a także możliwość zobaczenia przynajmniej adresu źródłowego i docelowego, z którego i z którym łączy się użytkownik.

  • Systemy monitoringu wizyjnego
     

Firma Sharp korzysta z monitoringu wizyjnego tam, gdzie jest to dozwolone przez prawo. Obrazy pochodzące z monitoringu są bezpiecznie przechowywane i udostępniane tylko kiedy jest to niezbędne (np. w celu zbadania incydentu).

 

  1. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Ograniczamy gromadzenie danych osobowych do zakresu, którego absolutnie wymaga realizacja naszych zobowiązań prawnych lub biznesowych. W niektórych przypadkach podanie danych osobowych może być wymagane przez przepisy prawa (np. podatkowego), jest niezbędne w ramach negocjacji umownych lub świadczenia usługi.

Poniżej opisujemy:

  • cele, dla których gromadzimy dane osobowe oraz;
  • podstawę prawną, która umożliwia nam przetwarzanie danych osobowych
 

Rodzaj danych

Cele przetwarzania

Podstawa prawna przetwarzania

1.

Odwiedzający witrynę sharp.eu

· Aby administrować i zarządzać naszą witryną, w tym aby potwierdzać i uwierzytelniać tożsamość użytkowników oraz zapobiegać nieautoryzowanemu dostępowi do zastrzeżonych obszarów naszej witryny

· Aby spersonalizować i uatrakcyjnić przeglądanie dzięki wyświetlaniu treści, które są odpowiednie i interesujące dla danego użytkownika

· Aby analizować dane osób odwiedzających naszą witrynę

· Aby zidentyfikować firmę, organizację, instytucję lub agencję, dla której pracujesz lub z którą jesteś w inny sposób powiązany;

· Aby rozwijać naszą działalność i usługi

· Aby przekazywać użytkownikom komunikaty marketingowe

· Aby przeprowadzać analizę porównawczą i analizę danych (np. w zakresie korzystania z naszej witryny, analizy demograficzne odwiedzających naszą witrynę)

· Aby zrozumieć, w jaki sposób odwiedzający korzystają z funkcji naszej witryny

· Aby monitorować i egzekwować przestrzeganie obowiązujących warunków korzystania z witryny

· Aby przeprowadzać przeglądy jakości i zarządzać ryzykiem

· We wszelkich innych celach, w których użytkownik przekazał informacje firmie Sharp

· Nasz prawnie uzasadniony interes związany ze skutecznym dostarczaniem informacji i usług oraz skutecznym i zgodnym z prawem działaniem naszych firm

· Nasz uzasadniony interes związany z rozwijaniem i ulepszaniem naszej witryny

· Wyraźna zgoda odwiedzającego stronę

2.

Klienci

· Aby świadczyć usługi na rzecz klientów

· Aby zarządzać naszą relacją i realizować zobowiązania wynikające z zawartych umów

· Do celów księgowych i podatkowych 

· Na potrzeby marketingu i rozwoju działalności

· Aby spełnić nasze zobowiązania wynikające z przepisów prawa

· W celu ustanowienia, wykonywania lub obrony praw

· Na potrzeby analiz statystycznych i historycznych

· Wykonanie umowy

· Nasz prawnie uzasadniony interes związany ze skutecznym dostarczaniem informacji i usług oraz skutecznym i zgodnym z prawem działaniem naszych firm

· Nasz prawnie uzasadniony interes związany z realizacją umowy zawartej przez firmę Sharp z użytkownikiem

3.

Kontakty w naszych systemach CRM

· Aby dostarczać informacji o naszych produktach i usługach

· Na potrzeby marketingu i rozwoju działalności

· Aby zarządzać naszą relacją i realizować zobowiązania wynikające z zawartych umów

· Wyraźna zgoda danego kontrahenta

· Nasz prawnie uzasadniony interes związany z zarządzaniem relacjami z naszymi kontrahentami i dostarczaniem informacji o firmie Sharp, naszych usługach i organizowanych przez nas wydarzeniach

4.

Uczestnicy wydarzeń Sharp

· Aby dostarczać informacji o naszych produktach i usługach

· Na potrzeby marketingu i rozwoju działalności

· Na potrzeby zarządzania uczestnictwem w wydarzeniu i jego prowadzenia

· Wyraźna zgoda uczestnika

· Nasz prawnie uzasadniony interes związany z organizacją wydarzeń i zarządzaniem procesem rejestracji na takie wydarzenia.

· Nasz uzasadniony interes związany z ochroną naszych pracowników, zasobów i informacji oraz zapobieganiem dostępowi osób nieuprawnionych do wydarzeń Sharp prowadzonych poza siedzibą firmy.

· Nasz prawnie uzasadniony interes związany z dostarczaniem informacji na temat marki Sharp, naszych usług i organizowanych przez nas wydarzeń

5.

Osoby korzystające z naszych platform i aplikacji

· Aby zarządzać naszą relacją i realizować zobowiązania wynikające z zawartych umów

· Aby ułatwić dostęp do naszych platform i aplikacji

· Nasz prawnie uzasadniony interes związany ze skutecznym dostarczaniem informacji i usług oraz skutecznym i zgodnym z prawem działaniem naszych firm

· Nasz prawnie uzasadniony interes związany z realizacją umowy zawartej przez firmę Sharp z użytkownikiem

· Wyraźna zgoda użytkownika końcowego platformy/aplikacji

6.

Osoby, które odwiedzają nasze strony w mediach społecznościowych, korzystają z wtyczek i narzędzi mediów społecznościowych

· Aby dostarczać informacji o naszych produktach i usługach

· Na potrzeby marketingu i rozwoju działalności

· Na potrzeby rekrutacji i promocji marki Sharp

· Nasz uzasadniony interes związany z promowaniem usług i marki Sharp

· Nasz uzasadniony interes związany z przyciąganiem, identyfikowaniem i pozyskiwaniem talentów

· Nasz prawnie uzasadniony interes związany z poprawą jakości korzystania z witryny i optymalizacji naszych usług

7.

Osoby, które korespondują z firmą Sharp za pośrednictwem poczty elektronicznej

· Aby udzielić odpowiedzi na pytanie lub spełnić prośbę

· Ze względów bezpieczeństwa informacji

· Nasz prawnie uzasadniony interes związany z ochroną naszej infrastruktury IT przed nieuprawnionym dostępem lub wyciekiem danych

· Nasz prawnie uzasadniony interes związany z analizą przepływu poczty elektronicznej

8.

Ubiegający się o pracę

· Do celów rekrutacji i pozyskiwania talentów

· Aby ułatwić selekcję i rekrutację kandydatów do pracy

· Aby spełnić nasze zobowiązania wynikające z przepisów prawa

· W celu ustanowienia, wykonywania lub obrony praw

· W celu administrowania kontem użytkownika przez cały proces składania wniosków, w tym, w stosownych przypadkach, w celu przeprowadzania weryfikacji

· Do celów statystycznych

· Wyraźna zgoda kandydata

· Nasz uzasadniony interes związany z przyciąganiem, identyfikowaniem i pozyskiwaniem talentów

· Nasz prawnie uzasadniony interes związany z przetwarzaniem i zarządzaniem zgłoszeniami na stanowiska w firmie Sharp, w tym weryfikacją i selekcją kandydatów

· Nasz uzasadniony interes związany z zatrudnianiem wybranych kandydatów oraz przeprowadzaniem kontroli przed zatrudnieniem

· Nasz prawnie uzasadniony interes związany z zarządzaniem naszymi stronami kariery (w tym przeprowadzaniem analiz statystycznych)

· Przestrzeganie obowiązków wynikających z przepisów prawa lub regulacji (w przypadku przeprowadzania kontroli w celu zapewnienia, że dany kandydat kwalifikuje się do zatrudnienia)

9.

Dostawcy 

· Aby zarządzać naszą relacją i umową, w tym płatnościami i windykacją długów

· Aby spełnić nasze zobowiązania wynikające z przepisów prawa

· W celu ustanowienia, wykonywania lub obrony praw

· Wykonanie umowy

· Dopełnienie obowiązku prawnego lub regulacyjnego

· Nasz uzasadniony interes związany z zarządzaniem płatnościami, opłatami i obciążeniami oraz gromadzeniem i odzyskiwaniem należności przez firmę Sharp

· Nasz uzasadniony interes związany z ochroną przed nieumyślnym dostępem firmy Sharp do dochodów pochodzących z działalności przestępczej lub udziałem w nielegalnej działalności

10.

Odwiedzający biura Sharp

· W celu administrowania dostępem gości do pomieszczeń Sharp

· W celu ochrony i zabezpieczenia naszych pomieszczeń, pracowników i informacji

· Aby spełnić nasze zobowiązania wynikające z przepisów prawa

· W celu ustanowienia, wykonywania lub obrony praw

· Nasz prawnie uzasadniony interes związany z ochroną naszych biur, personelu, towarów i informacji poufnych

· Nasz prawnie uzasadniony interes związany z zapobieganiem i wykrywaniem przestępstw oraz dochodzeniem roszczeń
  1. Jak udostępniamy Twoje dane osobowe

Udostępniamy Twoje dane osobowe następującym osobom:

  • Naszemu personelowi: Twoje dane osobowe będą dostępne dla naszych pracowników, jednak wyłącznie wtedy, gdy wymaga tego wykonywanie przez nich obowiązków zawodowych.
  • Firmom należącym do tej samej grupy: w celu świadczenia usług.
  • Partnerom i sprzedawcom: aby mogli odpowiadać na Twoje zapytania o produkty i usługi, które nie są dostarczane bezpośrednio przez Sharp.
  • Zewnętrznym dostawcom usług: firma Sharp korzysta z usług zewnętrznych dostawców, m.in. w zakresie technologii informatycznych i innych usług wsparcia administracyjnego. Nasi usługodawcy są zobowiązani umową do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i ochrony danych.
  • Organom ścigania i organom regulacyjnym: w przypadku gdy będziemy zobowiązani do ujawnienia lub udostępnienia Twoich danych osobowych w celu spełnienia zobowiązań prawnych lub wymogów regulacyjnych.

 

  1. Zmiany własności i kontroli przedsiębiorstwa

Mamy prawo przekazywać, sprzedawać lub przypisywać dowolne informacje opisane w niniejszej Polityce prywatności stronom trzecim w następstwie sprzedaży, fuzji, konsolidacji, zmiany kontroli, przeniesienia aktywów lub reorganizacji naszej działalności. W przypadku fuzji, przejęcia lub sprzedaży aktywów, Twoje dane będą przetwarzane z poszanowaniem Twoich praw i swobód oraz z zastrzeżeniem ustaleń umów o zachowaniu poufności zawartych pomiędzy stronami.

  1. Transfer danych osobowych

Firmy należące do grupy Sharp działają w różnych krajach na całym świecie. Niektóre części naszej wewnętrznej infrastruktury są scentralizowane, m.in. świadczenie usług informatycznych. Możemy również przekazywać dane osobowe stronom trzecim (i ich podmiotom stowarzyszonym), które świadczą wyżej wymienione usługi na rzecz firmy Sharp.

W związku z powyższym, Twoje dane osobowe będą czasami przekazywane poza jurysdykcję, w której są gromadzone i przechowywane. Obejmuje to kraje spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) i Wielkiej Brytanii. W przypadkach, w których taki transfer jest konieczny, stosujemy odpowiednie środki bezpieczeństwa i środki prawne w celu zapewnienia ochrony danych osobowych. Firma Sharp wdrożyła stosowne umowy dotyczące transferu danych wewnątrz grupy, obejmujące prawnie wiążące i egzekwowalne zobowiązanie do ochrony wszystkich danych osobowych w ramach grupy Sharp. W przypadku przekazywania danych osobowych zewnętrznemu usługodawcy zapewniamy również prawnie wiążące zabezpieczenia umowne, zgodne z RODO i innymi obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

  1. Twoje prawa

W odniesieniu do Twoich danych osobowych, przysługują Ci następujące prawa:

    • Prawo dostępu do Twoich danych osobowych będących w posiadaniu firmy Sharp
    • Prawo do sprostowania niekompletnych lub nieprawidłowych danych
    • Prawo do rezygnacji z otrzymywania komunikatów marketingowych w dowolnym momencie
    • Prawo do ograniczenia lub sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, lub prawo do zażądania usunięcia danych osobowych (w określonych okolicznościach i z zastrzeżeniem obowiązujących przepisów prawa)
    • Prawo do otrzymania kopii swoich danych osobowych przekazanych firmie Sharp, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie (znanym jako „przenoszenie danych”), z zastrzeżeniem obowiązujących przepisów
    • W przypadku, gdy podałeś dane osobowe dobrowolnie lub w inny sposób wyraziłeś zgodę na ich wykorzystanie, prawo do wycofania zgody
    • Prawo do złożenia skargi do organu ochrony danych

Aby skorzystać z któregokolwiek ze swoich praw lub złożyć skargę dotyczącą domniemanego naruszenia przepisów o ochronie danych, skontaktuj się z nami pod adresem rodo.pl@sharp.eu

 

  1. Bezpieczeństwo

Firma Sharp wdrożyła stosowne kontrole organizacyjne i techniczne w celu ochrony poufności i bezpieczeństwa informacji, które zdobywa w ramach prowadzonej przez siebie działalności. Dostęp do takich informacji jest ograniczony, a zasady i procedury mają na celu ochronę przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem i nieuprawnionym ujawnieniem tych informacji.

  1. Przechowywanie danych

Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak jest to konieczne do celów opisanych w punkcie 5 niniejszej Polityki prywatności „Cele i podstawy prawne przetwarzania”. Okres przechowywania zależy od jurysdykcji i jest ustalany na podstawie lokalnych przepisów prawnych i regulacji dotyczącymi przechowywania danych.

  1. Aktualizacje niniejszej polityki

Od czasu do czasu możemy przeprowadzać aktualizacje niniejszej polityki prywatności, aby uwzględnić zmiany w naszych sposobach przetwarzania danych osobowych (np. jeśli wdrożymy nowe systemy albo procesy obejmujące nowe sposoby wykorzystania danych osobowych), lub w celu wyjaśnienia informacji zawartych w tym powiadomieniu. Wprowadzone przez nas zmiany będą zgodne ze stosownymi przepisami o ochronie danych.

Zalecamy, byś co jakiś czas sprawdzał, czy nie wprowadzono aktualizacji tego powiadomienia, ale poinformujemy Cię bezpośrednio o zmianach naszej polityki lub sposobu wykorzystania Twoich danych osobowych, gdy będziemy do tego prawnie zobowiązani.

 

Funkcja zarządzania dokumentami

  1. Historia zmian

Autor

Data wydania

Nr wersji

Powód zmiany

Maria Watson

Kwiecień 2021 roku

1,0

Nie dotyczy (Wersja pierwsza)

Maria Watson

Lipiec 2022 

2,0

Przegląd i aktualizacja danych kontaktowych SEG; nowe wydanie polityki
  1. Matryca obowiązków

Imię i nazwisko

Zakres odpowiedzialności

DPISO

Sprawdź kompletność, prawidłowość i przydatność; sprawdź i popraw, jeśli to konieczne, zarządzaj wersją kontrolną

DP Leads

Odpowiedzialny za zgodność z lokalną polityką prywatności i jej monitoring

Marketing SEE

Odpowiedzialny za dostarczenie polityki osobom zajmującym się marketingiem na lokalnym rynku/osobom odpowiedzialnym za treści na stronie internetowej w danym kraju

Lokalni Kierownicy Marketingu

Odpowiedzialny za zamieszczenie odpowiedniej wersji polityki przeznaczonej dla danego kraju w oparciu o europejski wzór polityki
  1. Lista dystrybucyjna

Imię i nazwisko:

Stanowisko:

Data Protection Leads

Wymieniony w Części 2 powyżej

Lokalni Kierownicy Marketingu

Wymieniony w Części 2 powyżej

Marketing SEE

Wymieniony w Części 2 powyżej