Powodzenie spotkania biznesowego zależy od czegoś więcej, niż przyjście na czas i zajęcie miejsca przy stole. Doktor Nigel Oseland, psycholog środowiskowy z Workplace Unlimited, opisuje proste działania, dzięki którym firmy każdej wielkości mogą wydajniej organizować spotkania.
Jeśli spotkania są bezproduktywne, dlaczego tak naprawdę ich potrzebujemy? Literatura na temat zarządzania dysponuje wieloma dowodami i poradami odnośnie do tego, dlaczego je organizujemy. Powody te można podsumować krótko: by wymieniać się informacjami, podejmować ważne decyzje, wpadać na nowe pomysły, załatwiać prywatne sprawy oraz rozmawiać z innymi.
Wszystkie powyższe aktywności są istotne dla grupy ludzi. Dlatego, mówiąc krótko, tak – potrzebujemy spotkań. Musimy jednak lepiej je organizować i bardziej przemyśleć ich przygotowanie. Istnieje pięć pozornie prostych działań, które można podjąć w fazie organizowania spotkania, by osiągnąć bardziej zadowalające rezultaty:
1. Udostępniaj informacje wcześniej
Zawsze prześlij uczestnikom plan. Gdy firma Sharp zapytała ludzi o powody, dla których spotkania nie poszły dobrze, jedna trzecia odpowiedziała, że stało się tak z powodu braku informacji udostępnionych przed zebraniem. Skąd uczestnicy mają wiedzieć, czy powinni uczestniczyć w spotkaniu, jeśli nie wiedzą, czego będzie dotyczyło? Gdy nie znają planu, może się zdarzyć, że spędzą godzinę w sali konferencyjnej, zastanawiając się: „Po co przyszedłem? Nie muszę tu być”. Wtedy właśnie spada ich zaangażowanie.
2. Ogranicz liczbę zaproszonych osób
Wiele spotkań przebiega bezproduktywnie z powodu zbyt dużej liczby uczestników lub zaproszenia niewłaściwych osób. Staje się to jeszcze bardziej problematyczne w przypadku spotkań wirtualnych, podczas których trudniej śledzić, kto dołączył do konferencji i kto zabiera głos. Ogranicz liczbę zaproszonych osób do tych, bez których nie zrobisz postępów w projekcie.
Czasami ludzie są zapraszani na spotkania z grzeczności, nie z konieczności. Jeśli chcesz wysłać komuś zaproszenie tylko ze względu na jego wysokie stanowisko, zamiast tego zapytaj tę osobę, czy będzie chciała zapoznać się z podsumowaniem spotkania. Wówczas to od niej zależy, czy weźmie w nim udział. Niektórzy czują, że nie mogą odrzucić zaproszenia, nawet jeśli podejrzewają, że na spotkaniu stracą czas. Bądź odpowiedzialnym uczestnikiem, ale i odpowiedzialnym organizatorem. Jeśli nie jesteś pewny, czy powinieneś wziąć udział w konferencji, poproś o jej plan.
3. Zaplanuj przerwy między spotkaniami
Zastanów się, czy musisz zacząć o pełnej godzinie i czy przed tobą ktoś inny będzie korzystał z sali konferencyjnej. W firmach, w których spotkania odbywają się jedno po drugim w tym samym pokoju, pierwsze dziesięć minut każdej konferencji zawsze spisane jest na straty i poświęcane na wymianę uczestników. Możesz tego uniknąć, rozpoczynając spotkanie kwadrans po danej godzinie.
Jeśli używasz urządzeń audiowizualnych i informatycznych, często zdarzają się opóźnienia spowodowane ich konfiguracją. Jeśli wiesz, że może ci się to przytrafić, zarezerwuj pierwsze 10 minut na rozmowę uczestników, podczas gdy ty ustawisz wszystko właściwie.
4. Krócej znaczy lepiej
Istnieje wiele badań – na przykład autorstwa Tony’ego Schwartza i firmy Energy Project – które potwierdzają, że możemy utrzymać najwyższe skupienie tylko przez 90 minut. W ankiecie przeprowadzonej przez Sharp większość respondentów stwierdziła, że nie mogą skoncentrować się na dłużej niż 45 minut. Jeśli potrzebujesz zorganizować dłuższe spotkanie, zaplanuj wiele różnych aktywności i zaangażuj kilku prowadzących, a także pamiętaj o przerwach, w których uczestnicy będą mogli przetrawić otrzymane informacje. Nikt nie chce siedzieć na dwugodzinnym spotkaniu, pod koniec którego nie pamięta się już, o czym mówiono na początku.
5. Korzystaj z różnych przestrzeni
W badaniu Sharp dwie trzecie ankietowanych przyznało, że różne rodzaje spotkań nie są organizowane w różnych salach. Konferencje o różnych celach mają zupełnie inne wymagania i przebiegają produktywnie w różnych miejscach. Na przykład spotkania kreatywne dają lepsze efekty, jeśli odbywają się w przestrzeniach kolorowych i stymulujących. Z badań nad projektowaniem biofilicznym wiemy, że światło dzienne, rośliny i naturalne materiały wspomagają proces twórczy. Osobiste spotkania wymagają bardziej domowej przestrzeni, która tworzy przyjazną atmosferę. Oczywiście nie sprawdzi się to podczas zebrania zarządu – wówczas warto zadbać o bardziej formalne rozstawienie mebli.
Zastanów się nad informacją, którą otaczająca nas przestrzeń wysyła naszej podświadomości. Czy naprawdę chcesz, by podczas kreatywnego spotkania ludzie siedzieli przy stole na krzesłach? Jeśli organizujesz krótsze zebranie, pozostanie w pozycji stojącej jasno sygnalizuje wszystkim, że spotykacie się na niedługą, aktywną dyskusję. Z kolei w nieformalnej przestrzeni ludzie łatwiej podejmują szybkie decyzje i przechodzą do kolejnych zadań.
Powyższe pięć kroków to tylko początek rozmowy o spotkaniach. Odkryj naszą bogatą ofertę monitorów interaktywnych Sharp i skontaktuj się z nami, by zaplanować prezentację.
