Podczas kryzysu związanego z COVID-19, kiedy firmy zaczęły rezygnować z tradycyjnych spotkań na rzecz kontaktów online, liczba wideokonferencji znacznie wzrosła. Kierownik ds. marketingu cyfrowego firmy Sharp w Niemczech, Glenn Jäger, podzielił się z nami kilkoma zasadami wideokonferencyjnej etykiety.
Wszyscy dostosowujemy się do tej „nowej normy”, a technologie wideokonferencji znacznie ulepszono. Umożliwiają podejmowanie decyzji, pracę zespołową oraz utrzymywanie kontaktu z klientami, dostawcami i partnerami.
Często okazuje się jednak, że brak spójnych zasad prowadzenia wideokonferencji, których przestrzegaliby wszyscy uczestnicy, skutkuje zamieszaniem, irytacją i nieporozumieniami.
Przestrzeganie poniższych zaleceń ułatwi prowadzenie udanych i efektywnych spotkań biznesowych online:
Zalecenie 1 – Wyznacz moderatora
Wideokonferencje nie różnią się tak bardzo od tradycyjnych zebrań. Tak jak one, wymagają obecności moderatora, który zapanuje nad dyskusją. Dlatego przed wideokonferencją należy ustalić, kto poprowadzi sesję.
Zalecenie 2 – Jasno zdefiniuj celu
Wszystkie spotkania muszą mieć jasno określony cel. Jeśli chodzi tylko o spotkanie z kolegami z zespołu na krótką rozmowę online, nazwijcie je „przerwą na kawę”, ale na pewno nie „zebraniem zespołu”, ponieważ to pojęcie oznacza coś zupełnie innego.
Zalecenie 3 – Wycisz mikrofon
Dzisiaj już wszyscy doskonale znamy te dziwne dźwięki w tle: radio, bawiące się dzieci, hałas na placu budowy za oknem, włączona zmywarka czy dźwięki klawiszy. Wycisz swój mikrofon, kiedy nie zabierasz głosu, aby zminimalizować zakłócenia i nie rozpraszać uwagi uczestników. Jakość wideokonferencji bardzo na tym zyska.
Zalecenie 4 - Nie wszyscy na raz
Podczas spotkań twarzą w twarz dużo łatwiej jest zrozumieć swoich rozmówców, nawet kiedy mówią jednocześnie. Podczas wideokonferencji takie sytuacje są jednak niezwykle irytujące. Najlepiej ustalić kolejność wypowiedzi lub pozwolić moderatorowi wskazywać, kto zabierze głos jako kolejny. Niektóre narzędzia dają uczestnikom możliwość wirtualnego podniesienia ręki. Moderator zostaje powiadomiony i może odpowiednio zareagować. W przypadku większych grup pomocne może być również zadawanie pytań na czacie lub zgłaszanie chęci zabrania głosu.
Zalecenie 5 – Oko na zegarku
Są osoby, które mają dużo do powiedzenia, a ponadto po prostu lubią mówić. Chociaż czasami nic nie można na to poradzić, takie sytuacje bywają irytujące. Jeśli jako moderator chcesz usłyszeć zdanie każdego uczestnika, ustal limit czasu wypowiedzi, aby każdy mógł zabrać głos w dyskusji.
Zalecenie 6 - Mów wolniej
Podczas spotkań online głos dociera do nas często z kilkusekundowym opóźnieniem w stosunku do obrazu. Jeśli zadajesz pytanie, daj swoim uczestnikom dość czasu na odpowiedź. Nie reaguj natychmiast po każdym usłyszanym zdaniu, bo być może Twój rozmówca nie skończył swojej wypowiedzi.
Zalecenie 7 - Pokaż twarz
Wspaniałą funkcją takich narzędzi online jak GoToMeeting, Zoom, Skype, Microsoft Teams, Team Viewer itp. jest to, że rozmawiające osoby mogą się również widzieć. Warto prowadzić spotkania z włączoną kamerą, ponieważ rozmówcy traktują je poważniej i świadomiej w nich uczestniczą. W artykule zatytułowanym „The neglected digital appearance” radziliśmy, jak dobrze zaprezentować się na ekranie.
Zalecenie 8 – Dokładnie przemyśl listę uczestników
Uczestnictwo w wideokonferencji nie wymaga przemieszczania się, dlatego może pojawić się pokusa, by zaprosić więcej osób niż to konieczne. Zastanów się, jaki jest cel wideokonferencji, a następnie zdecyduj, kto powinien w niej uczestniczyć. Ile razy ostatnio siedziałeś/aś na takim spotkaniu, zadając sobie pytanie: „Co ja tu właściwie robię?”. Z grzeczności zostajesz na wideokonferencji do końca. Wyobraź sobie, że jest to spotkanie twarzą w twarz i zapraszaj tylko te osoby, których obecność jest uzasadniona.
Zalecenie 9 - Więcej obrazów, mniej tekstu
Robiąc prezentację, pamiętaj, że uczestnicy oglądają ją na niewielkim ekranie laptopa. Unikaj slajdów PPT z dużą ilością tekstu. Skoncentruj się na obrazach. Podczas wideokonferencji możesz przekazywać emocje, zwłaszcza kiedy umiejętnie posługujesz się językiem i obrazami. Pomyśl o tym i tchnij w swoje zakurzone prezentacje trochę życia.
Aby dowiedzieć się, jak rozwiązania firmy Sharp mogą pomóc Twoim pracownikom w zdalnej pracy z domu, skontaktuj się z nami.
